Wydział Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego

al. Niepodległości 16/18
61-713 Poznań
tel. 61 854 10 70
fax. 61 854 14 79
koordynacja@poznan.uw.gov.pl(link wysyła e-mail)

Sekretariat Wydziału nie udziela informacji o statusie prowadzonych spraw. Informacji dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego udzielają pracownicy Punktu Obsługi Klienta pod nr tel. 61 854 10 70 w godzinach 11.00-14.00.

tel.: 61 854 14 18
fax.: 61 854 14 79 p. 576,
bud. A

Wydział Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego zajmuje się realizacją zadań Wojewody z zakresu świadczeń rodzinnych i wychowawczych, w których zastosowanie mają unijne przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, obowiązujące w przypadku przemieszczania się osób w granicach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii. Wydział pełni funkcję instytucji właściwej do realizacji zadań w tym zakresie.

Czym jest koordynacja

Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego zawierają reguły, dzięki którym osoby podejmujące pracę równocześnie lub kolejno w kilku państwach członkowskich, unikają negatywnych następstw podlegania systemom zabezpieczenia społecznego różnych państw. Zapewniają równe traktowanie każdego obywatela Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Konfederacji Szwajcarskiej, Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej oraz dają prawo do opieki lekarskiej, świadczeń chorobowych, rodzinnych, emerytur czy rent bądź zasiłków dla bezrobotnych. Wskazują, któremu państwu podlega osoba pracująca lub prowadząca działalność za granicą. Gwarantują, że świadczenia nabyte w jednym państwie, będą wypłacane także wtedy, kiedy osoba uprawniona przeniesie się do innego państwa. Uzupełniają prawo wewnętrzne danego państwa, chroniąc osoby wykonujące pracę za granicą przed utratą ochrony w zakresie zabezpieczenia społecznego. Regulacje te służą ochronie interesów osób przemieszczających się w celu podejmowania zatrudnienia na terytorium różnych państw. Dotyczą one tylko tych osób, które przemieszczają się w obrębie krajów objętych koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego.

Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego mają pierwszeństwo przed wewnętrznymi przepisami wyżej wymienionych państw. Oznacza to, że w przypadku kolizji przepisów krajowych z przepisami unijnymi, zastosowanie mają zawsze przepisy unijne. Przepisy o koordynacji zawarte zostały w unijnych rozporządzeniach. Obowiązują zatem
w całości i są stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach nimi objętych. Państwa te nie mogą stosować tych przepisów wybiórczo.

Kraje objęte koordynacją

Zasady koordynacji obowiązują w państwach członkowskich Unii Europejskiej: Austrii, Belgii, Bułgarii, Chorwacji, na Cyprze, w Czechach, Danii (z wyjątkiem Grenlandii i Wysp Faro), Estonii, Finlandii, we Francji (także na obszarze Reunion, Martyniki, Gwadelupy i Gujany Francuskiej), Grecji, Hiszpanii, Irlandii, na Litwie, w Luksemburgu, na Łotwie, Malcie, w Niemczech, Holandii, Polsce, Portugalii (w tym na Maderze i Azorach), Rumunii, na Słowacji, w Słowenii, Szwecji, na Węgrzech, we Włoszech, w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego czyli Islandii, Lichtensteinie i Norwegii, (na podstawie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym) oraz w Konfederacji Szwajcarskiej (na podstawie umowy UE – Szwajcaria o swobodnym przepływie osób) oraz w Zjednoczonym Królestwie Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.

Kraje inne niż wyżej wymienione nie są objęte przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego co oznacza, że w przypadku wyjazdu członka rodziny do takich krajów, jak np.: Stany Zjednoczone, Kanada, Australia, Chiny, wszelkie wnioski o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych powinny być rozpatrywane w oparciu o ustawodawstwo polskie chyba, że przepisy stanowią w inny sposób.

Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej

Zgodnie z zapisami umowy o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej, przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego mają zastosowanie do obywateli UE oraz obywateli Wielkiej Brytanii, którzy z końcem okresu przejściowego nieprzerwanie znajdowali się w sytuacji dotyczącej jednocześnie państwa członkowskiego i Zjednoczonego Królestwa. Dotyczy to przypadków, kiedy członek rodziny rozpoczął przebywanie na terytorium Wielkiej Brytanii przed zakończeniem okresu przejściowego, który nastąpił z dniem 31 grudnia 2020 r. i przebywa tam nadal, a pozostali członkowie rodziny zamieszkują na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wówczas, w sprawie świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego nieprzerwanie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Osób, których pobyt rozpoczął się po 31 grudnia 2020 r. przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego nie obejmują.

Kiedy zachodzi koordynacja

Osoby, które mieszkają i wykonują pracę w jednym państwie, korzystają z ochrony w zakresie zabezpieczenia społecznego na podstawie wewnętrznych przepisów tego państwa. Przepisy te regulują ich prawa i obowiązki w odniesieniu do obciążeń (składek) oraz korzyści (świadczeń) w ramach systemu zabezpieczenia społecznego państwa, w którym mieszkają. Kiedy osoby wyjeżdżają za granicę w celu wykonywania pracy zarobkowej lub zamieszkania, wówczas przepisy wewnętrzne nie wystarczają dla zapewnienia im takiej ochrony. W tej sytuacji gwarancję ochrony można uzyskać dopiero dzięki aktom prawa międzynarodowego, jakimi są unijne przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Przepisy unijne nie pozwalają na pobieranie świadczeń rodzinnych w pełnej kwocie równocześnie w różnych krajach. Państwo właściwe mające pierwszeństwo wypłaca pełną kwotę świadczeń rodzinnych – po spełnieniu kryteriów przewidzianych w jego ustawodawstwie, natomiast drugie państwo wypłaca dodatek dyferencyjny. Jest to kwota wynosząca różnicę między wysokością świadczeń, w przypadku gdy ich wysokość w drugim państwie przewyższa sumę świadczeń w pierwszym państwie – tak, aby osoba zainteresowana otrzymała najwyższą możliwą kwotę świadczeń przewidzianą w ustawodawstwie jednego z państw członkowskich.

Świadczenia niepodlegające koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (realizowane w oparciu o ustawodawstwo polskie) to:

• zapomoga (z tytułu urodzenia dziecka) wypłacana przez gminy,
• jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka (tzw. becikowe),
• świadczenia z funduszu alimentacyjnego,
• Dobry start (300+),
• świadczenie wspierające.

Świadczenia rodzinne:

• zasiłek rodzinny oraz dodatki do zasiłku rodzinnego – ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych,
• świadczenia opiekuńcze: zasiłek pielęgnacyjny i świadczenie pielęgnacyjne – ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych,
• świadczenie rodzicielskie – ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych,
• jednorazowe świadczenie z tytułu urodzenia dziecka, u którego zdiagnozowano ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą jego życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu – ustawa z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”.

Świadczenie wychowawcze:

• świadczenie wychowawcze (800+) – ustawa z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.

Rodzinny Kapitał Opiekuńczy (do 30.09.2024 r.):

• Rodzinny Kapitał Opiekuńczy (RKO) – ustawa z dnia 17 listopada 2021 r.                 o rodzinnym kapitale opiekuńczym.

Świadczenia z Programu „Aktywny rodzic” (od 01.10.2024 r.):

• świadczenie „aktywni rodzice w pracy” – ustawa z dnia 15 maja 2024 r. o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowywaniu dziecka – „Aktywny rodzic”,
• świadczenie „aktywnie w domu” – ustawa z dnia 15 maja 2024 r. o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowywaniu dziecka – „Aktywny rodzic”.

Świadczenia niepodlegające koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (realizowane w oparciu o ustawodawstwo polskie) to:

• zapomoga (z tytułu urodzenia dziecka) wypłacana przez gminy,
• jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka (tzw. becikowe),
• świadczenia z funduszu alimentacyjnego,
• Dobry start (300+),
• świadczenie wspierające,
• świadczenie „aktywnie w żłobku”.

Ustalanie koordynacji

Świadczenia rodzinne

Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych, wnioski w sprawie uzyskania prawa do świadczeń rodzinnych, składa się w urzędzie gminy właściwym ze względu na miejsce zamieszkania osoby ubiegającej się o ww. świadczenia. W przypadku, kiedy okaże się, że jeden z członków rodziny przebywa w jednym z krajów objętych koordynacją, gmina powinna przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie charakteru oraz faktycznego miejsca pobytu członka rodziny na terenie państwa objętego koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego, tj. Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej (w określonych przypadkach) oraz Szwajcarii.

Jeżeli w ramach ww. postępowania organ właściwy ustali, że wyjazd nie ma charakteru turystycznego, leczniczego lub nie jest związany z podjęciem przez dziecko kształcenia poza granicami Polski, powinien wystąpić do wojewody z zapytaniem, czy w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, jednocześnie załączając następujące dokumenty:

• kserokopie wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych wraz z załącznikami,
• kserokopie wydanych decyzji,
• informację na temat pobieranych świadczeń,
• formularz dla potrzeb ustalenia ustawodawstwa państwa właściwego do wypłaty świadczeń,
• dokumentację przedstawiającą sytuację dochodową rodziny.

Kserokopie wyżej wymienionych dokumentów zostaną uwzględnione wyłącznie po ich potwierdzeniu „za zgodność z oryginałem” na każdej stronie.

W stosunku do wniosków nowych, nierozpatrzonych wcześniej przez gminę, względem których zastosowanie mają przepisy o koordynacji, wojewoda ma obowiązek wydać decyzje
w przedmiocie polskich świadczeń albo przekazać, na zasadzie pierwszeństwa, wnioski do instytucji zagranicznej celem rozpatrzenia.

W stosunku do wniosków rozpatrzonych wcześniej przez gminę, względem których wojewoda ustali, że mają zastosowanie przepisy o koordynacji, gmina ma obowiązek uchylenia decyzji przyznających świadczenia za okres, w którym osoba podlega ustawodawstwu innego państwa i przekazania całej dokumentacji do wojewody. Dopiero wówczas wojewoda może wydać decyzje w przedmiocie polskich świadczeń albo przekazuje wnioski, na zasadzie pierwszeństwa, do instytucji zagranicznej celem ich rozpatrzenia.

Jeżeli wojewoda ustali, że w danej sprawie nie mają zastosowania przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego:

• odsyła wniosek do gminy, co w konsekwencji powoduje obowiązek jego rozpatrzenia przez organ właściwy (wójt, burmistrz, prezydent) w oparciu o ustawodawstwo polskie,
• w przypadku wniosków, w stosunku do których zostały wydane decyzje przez gminę, powoduje to obowiązek nieprzerwanej realizacji świadczeń przyznanych prawomocnymi decyzjami przez organ właściwy.